Kako funkcionira mojDMS u sustavima koji imaju dislocirane poslovne jedinice, iz prve ruke može posvjedočiti Petra Poštek, voditeljica Odjela financija i računovodstva tvrtke A-More Yachts. Riječ je o kompaniji koja posluje na dvije lokacije, u Zagrebu i Dugopolju, i prakticira odobravanje ulaznih računa na nekoliko razina.
„Svojevremeno smo račune odobravali u papirnatom obliku što je najčešće trajalo između dva do tri tjedna jer su se dokumenti razmjenjivali između odgovornih osoba koje su na različitim lokacijama. Zbog toga je odjel financija i računovodstva morao čekati s knjiženjem računa sve dok ne bi dobio uputu je li račun ispravan i na što se odnosi. Taj smo izazov riješili kroz mojDMS jer smo uspostavili direktan protok dokumentacije između likvidatora računa, osoba odgovornih za odobravanje računa, te odjela financija i računovodstva. Time smo ubrzali prolazak dokumentacije kroz proces odobravanja“, pojašnjava Poštek.
Jasno utvrđene procedure
Uspostavljanje usluge mojDMS, naglašava Poštek, prošao je glatko jer su unaprijed pripremili procedure po kojima je servis mojeRačun naknadno postavio hodograme postupanja. U svakom trenutku i za svaki trošak jasno je tko je sljedeća osoba u lancu odobravanja.
„Uspostavili smo i proceduru označavanja računa, odnosno dodjeljivanje mjesta troška. Time smo jasno odredili osobe koje, ovisno o vrsti troška, moraju odobriti pojedini račun i odredili nekoliko razreda oznaka koje će pobliže odrediti mjesto troška“.
Jednake oznake unijeli su i u svoj računovodstveni softver pa otprilike mjesec dana testirali sustav. Cijelo to vrijeme imali su na raspolaganju korisničku službu servisa mojeRačun.
„Korisnička služba nam je unijela željeni popis oznaka mjesta troška u mojDMS i prilagodila sustav za korištenje prema našoj internoj proceduri. Nakon početne instalacije, više nam nije bila potreba podrška jer je sustav intuitivan. Zbog dobro koncipiranih hodograma nismo imali potrebe za izmjenama“, naglašava voditeljica Odjela financija i računovodstva tvrtke A-More Yachts.
Potpuna digitalizacija procesa
Osim servisa mojDMS, kompanija aktivno koristi i uslugu mojeArhiv, no plan im je digitalizirati cjelokupno administrativno poslovanje.
„U određenim aktivnostima i dalje imamo papirnate procese, kao primjerice bilježenje utroška materijala u proizvodnji u papirnatom obliku i zatim ručno unošenje u ERP, no korištenje sustava mojDMS nas je motiviralo na daljnju digitalizaciju poslovanja kojoj se planiramo posvetiti u narednih 18 mjeseci. U skorije vrijeme to će biti i slanje eRačuna našim kupcima“, zaključuje Poštek.
